Digitale Protokollierung in Kommunen: 5 häufige Fehler bei der Einführung von KI-Lösungen – und wie man sie vermeidet

Die Protokollierung von Rats- und Ausschusssitzungen ist ein zentrales Element kommunaler Transparenz und Rechtskonformität. Immer mehr Kommunen setzen dabei auf KI-gestützte Transkriptionslösungen, um Ressourcen zu sparen, die Qualität zu erhöhen und Abläufe zu beschleunigen.

Doch der Weg zur erfolgreichen Einführung ist nicht immer einfach. In der Praxis sehen wir immer wieder ähnliche Stolpersteine, sowohl in kleinen Gemeinden als auch in größeren Stadtverwaltungen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die 5 häufigsten Fehler bei der Einführung KI-gestützter Protokollierungssoftware – und wie Sie diese vermeiden.

1. Fehlende Einbindung der Protokollierenden

In vielen Kommunen wird eine neue Lösung eingeführt, ohne die Personen frühzeitig einzubeziehen, die später mit dem System arbeiten müssen. Das führt zu Frust, mangelnder Akzeptanz und ineffizienter Nutzung.

Besser:
Beziehen Sie die Protokollierenden, Sachbearbeitenden und ggf. auch Gremienleitungen früh in den Auswahlprozess ein. Lassen Sie sie Testläufe machen, Feedback geben und aktiv mitgestalten.

2. Unklare Anforderungen an Datenschutz & Hosting

Gerade in der öffentlichen Verwaltung ist Datenschutz kein „Nice to have“, sondern Pflicht. Oft ist unklar, ob die Lösung wirklich DSGVO-konform ist, wo die Daten verarbeitet werden und wer darauf Zugriff hat.

Besser:
Klären Sie frühzeitig:

• Wird die KI on-premise oder in der Cloud (SaaS) betrieben?

• Wo stehen die Server?

• Ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) vorhanden?

• Gibt es ein Löschkonzept?
  

3. Realistische Erwartungen an „100 % automatische Protokolle“

Künstliche Intelligenz ist leistungsstark, aber kein Zauberwerk. Manche Kommunen erwarten fehlerfreie Protokolle „auf Knopfdruck“. In der Praxis sind solche Ergebnisse (noch) unrealistisch. Automatische Transkription kann viel Arbeit abnehmen, ersetzt aber keine menschliche Qualitätskontrolle.

Wichtig zu wissen:
Die KI bildet gesprochene Sprache nicht in Perfektion ab, insbesondere bei Dialekten, Fachbegriffen, undeutlicher Aussprache oder wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen. Auch ist die Entwicklungszeit neuer KI-Modelle nicht planbar: Ein genauer Zeitpunkt, wann die Technik fehlerfreie Protokolle liefert, sei es morgen oder erst in ein paar Monaten, ist nicht vorhersehbar.

So holen Sie das Beste aus der Technik heraus:
Ein gutes Ergebnis beginnt bei der Aufnahme:

• Verwenden Sie ein hochwertiges Diktiergerät oder Mikrofon.

• Achten Sie auf eine ruhige Umgebung ohne Störgeräusche (z. B. Handy-Vibrationen, Papiergeraschel, Hintergrundgespräche).

• Sprechen Sie deutlich und möglichst ohne durcheinanderzureden.

• Strukturierte Sitzungen mit klaren Sprecherwechseln verbessern die Transkriptionsgenauigkeit deutlich.
  

Besser:
Kommunizieren Sie intern realistisch: Die KI ist ein starkes Werkzeug, aber keine Allzwecklösung. Wer die Technik versteht und sinnvoll einsetzt, spart Zeit. Ohne auf Qualität zu verzichten.

4. Keine klare Prozessintegration

Manche Verwaltungen testen eine Lösung isoliert, ohne zu überlegen, wie sie in bestehende Abläufe integriert werden kann: Wann startet die Aufnahme? Wer prüft das Transkript? Wie wird es ins Ratsinformationssystem übernommen?

Besser:
Definieren Sie früh:

• Wer macht was und wann?

• Wo wird gespeichert?

• Wie wird aus der Transkription ein beschlussfähiges Protokoll?
  
  

5. Kein Pilotbetrieb – direkt in den Echtbetrieb

Ein häufiger Fehler: Die Lösung wird gekauft, installiert und dann direkt eingesetzt. Ohne Testphase, ohne Schulung, ohne Fehlerkorrektur.

Besser:
Starten Sie mit einem Pilotbetrieb:

• Testen Sie in einem Ausschuss oder bei einer Arbeitsgruppe.

• Nutzen Sie die Phase, um Technik, Spracheinstellungen und Abläufe feinzujustieren.

• Holen Sie frühzeitig Rückmeldung ein.
  

Fazit: Digitalisierung ja – aber mit Augenmaß und Plan

Der Einsatz von KI zur automatischen Protokollierung bietet Kommunen große Chancen: von Zeitersparnis über Genauigkeit bis hin zu besserer Nachvollziehbarkeit. Doch der Erfolg hängt stark davon ab, wie gut die Einführung geplant und begleitet wird.

Wenn Sie die oben genannten Stolpersteine vermeiden, schaffen Sie die Basis für eine Lösung, die nicht nur technisch überzeugt, sondern auch von den Mitarbeitenden akzeptiert und langfristig genutzt wird.

Tipp:
Unser Team unterstützt Sie gerne bei der Planung, Einführung und Anpassung einer KI-Protokollierungslösung – DSGVO-konform, kommunenspezifisch und praxiserprobt. Sprechen Sie uns an für ein unverbindliches Erstgespräch oder eine Demo.